Calcular costos
Antes de decidir contratar un producto o servicio en particular, usted debe calcular los costos.
Por qué es importante
Realizar una investigación detallada para estimar los costos probables de la compra es una parte esencial de la planificación. Estimar y compartir su presupuesto:
- ayudará a determinar lo que su organización puede y no puede costear
- permitirá que los proveedores sugieran la tecnología o el servicio más adecuados
- alentará la licitación competitiva y evitará la fijación de precios
- reasegurará al público que el dinero se gasta adecuadamente
Realizar una investigación detallada para estimar los costos probables de la compra es una parte esencial de la planificación. Estimar y compartir su presupuesto:
- ayudará a determinar lo que su organización puede y no puede costear
- permitirá que los proveedores sugieran la tecnología o el servicio más adecuados
- alentará la licitación competitiva y evitará la fijación de precios
- reasegurará al público que el dinero se gasta adecuadamente
Qué significa
Puede calcular el costo de entregar un producto o servicio:
- observando los datos disponibles de compras y contratos
- preguntando a los compradores cuánto pagaron por productos o servicios similares
- previendo cuánto le puede costar proporcionar un servicio a un proveedor
- calculando el “costo de vida total”
Por ejemplo, si usted desea usar un proveedor externo para su Mesa de ayuda de TI, podría prever los gastos en los que este incurriría en espacios de oficina, tecnología y salarios. Esto debería darle una cifra apropiada que lo ayudará a evaluar las ofertas.
Calcular el “costo de vida total” debe incluir:
- el desembolso inicial en la compra de un producto o servicio
- el tiempo, los costos y la experiencia necesarios para cambiar de una tecnología o un proveedor a otro (al comienzo y al final de un contrato)
- costos continuos de suscripciones o licencias
- servicios de soporte técnico adicionales
El pronóstico puede acelerarse significativamente mediante el uso de compras electrónicas o herramientas de “e-compras” que almacenan datos disponibles de compras pasadas y actuales.
Una vez que tenga una idea firme de lo que un producto o servicio debería costarle, podrá:
- verificar que los fondos se puedan obtener de los responsables del presupuesto
- considerar combinar o dividir compras cuando corresponda
- compartir su presupuesto abiertamente con los proveedores y el público
- detectar ofertas no competitivas durante la fase de evaluación
Debe evitar demoras significativas entre estimar costos y compartirlos con el mercado. Esto ayudará a garantizar que sean precisos y que no se vean afectados por cambios en las monedas o las tasas del mercado.
Puede calcular el costo de entregar un producto o servicio:
- observando los datos disponibles de compras y contratos
- preguntando a los compradores cuánto pagaron por productos o servicios similares
- previendo cuánto le puede costar proporcionar un servicio a un proveedor
- calculando el “costo de vida total”
Por ejemplo, si usted desea usar un proveedor externo para su Mesa de ayuda de TI, podría prever los gastos en los que este incurriría en espacios de oficina, tecnología y salarios. Esto debería darle una cifra apropiada que lo ayudará a evaluar las ofertas.
Calcular el “costo de vida total” debe incluir:
- el desembolso inicial en la compra de un producto o servicio
- el tiempo, los costos y la experiencia necesarios para cambiar de una tecnología o un proveedor a otro (al comienzo y al final de un contrato)
- costos continuos de suscripciones o licencias
- servicios de soporte técnico adicionales
El pronóstico puede acelerarse significativamente mediante el uso de compras electrónicas o herramientas de “e-compras” que almacenan datos disponibles de compras pasadas y actuales.
Una vez que tenga una idea firme de lo que un producto o servicio debería costarle, podrá:
- verificar que los fondos se puedan obtener de los responsables del presupuesto
- considerar combinar o dividir compras cuando corresponda
- compartir su presupuesto abiertamente con los proveedores y el público
- detectar ofertas no competitivas durante la fase de evaluación
Debe evitar demoras significativas entre estimar costos y compartirlos con el mercado. Esto ayudará a garantizar que sean precisos y que no se vean afectados por cambios en las monedas o las tasas del mercado.
Lo que debe y no debe hacer
Do
-
pronosticar cuánto debería costar un producto antes de gastar dinero
-
compartir abiertamente los datos presupuestarios para promover la competencia y la transparencia
-
considerar usar herramientas de e-compra para planificar presupuestos y controlar gastos
Don't
-
no permitir demoras significativas entre la estimación de costos y la publicidad de una oportunidad
Do
- pronosticar cuánto debería costar un producto antes de gastar dinero
- compartir abiertamente los datos presupuestarios para promover la competencia y la transparencia
- considerar usar herramientas de e-compra para planificar presupuestos y controlar gastos
Don't
- no permitir demoras significativas entre la estimación de costos y la publicidad de una oportunidad