Redactar requisitos
Escriba requisitos claros que ayuden a un proveedor a comprender lo que necesita y a proponer su mejor solución.
Por qué es importante
Durante la etapa de planificación, usted habrá definido los resultados que desea de una compra determinada. Es importante comunicarlos a los proveedores de manera clara y concisa.
Durante la etapa de planificación, usted habrá definido los resultados que desea de una compra determinada. Es importante comunicarlos a los proveedores de manera clara y concisa.
Qué significa
Los requisitos deben proporcionarles a los proveedores información suficiente para proponer la mejor solución para sus necesidades y nada más. Deben estar basados en sus metas o resultados definidos, y no favorecer ni estar “adaptados” a un proveedor específico.
Sus requisitos deben incluir:
- el problema que desea resolver
- el ciudadano o el “usuario final” para quien se lleva a cabo este trabajo y qué necesita hacer
- cualquier habilidad o experiencia esenciales que el proveedor deba tener
- cualquier norma técnica o de calidad requerida por su organización
- la etapa en la que se encuentra actualmente el trabajo
- la última fecha para que el proveedor comience a trabajar
- detalles de su presupuesto máximo
- el método de pago que se está utilizando, por ejemplo, basado en precio fijo, tiempo y materiales o resultados
- cualquier esquema de incentivos que se esté utilizando
- duración prevista del contrato
- de qué manera los proveedores pueden enviar preguntas y cuándo deben esperar una respuesta
También debe considerar incluir:
- los resultados de su participación anticipada en el mercado
- información sobre acuerdos de trabajo, por ejemplo, si se prefiere el trabajo remoto
- detalles del traspaso, por ejemplo, si se espera que un proveedor nuevo trabaje junto a un proveedor existente al inicio de un proyecto
- toda autorización de seguridad que el proveedor deba tener cuando comience a trabajar
- procedimientos de facturación y calendarios de pagos
Al escribir sus requisitos, no debe:
- exigir niveles técnicos o de experiencia excesivamente altos, ya que esto puede reducir la competencia y excluir a los proveedores más pequeños
- usar jerga o lenguaje demasiado técnico; si tiene que usarlo, explíquelo
- usar lenguaje específico de un género; por ejemplo, usar pronombres masculinos como “él/de él”, en lugar de un término que no identifique ningún género al referirse a un proveedor
Los requisitos deben proporcionarles a los proveedores información suficiente para proponer la mejor solución para sus necesidades y nada más. Deben estar basados en sus metas o resultados definidos, y no favorecer ni estar “adaptados” a un proveedor específico.
Sus requisitos deben incluir:
- el problema que desea resolver
- el ciudadano o el “usuario final” para quien se lleva a cabo este trabajo y qué necesita hacer
- cualquier habilidad o experiencia esenciales que el proveedor deba tener
- cualquier norma técnica o de calidad requerida por su organización
- la etapa en la que se encuentra actualmente el trabajo
- la última fecha para que el proveedor comience a trabajar
- detalles de su presupuesto máximo
- el método de pago que se está utilizando, por ejemplo, basado en precio fijo, tiempo y materiales o resultados
- cualquier esquema de incentivos que se esté utilizando
- duración prevista del contrato
- de qué manera los proveedores pueden enviar preguntas y cuándo deben esperar una respuesta
También debe considerar incluir:
- los resultados de su participación anticipada en el mercado
- información sobre acuerdos de trabajo, por ejemplo, si se prefiere el trabajo remoto
- detalles del traspaso, por ejemplo, si se espera que un proveedor nuevo trabaje junto a un proveedor existente al inicio de un proyecto
- toda autorización de seguridad que el proveedor deba tener cuando comience a trabajar
- procedimientos de facturación y calendarios de pagos
Al escribir sus requisitos, no debe:
- exigir niveles técnicos o de experiencia excesivamente altos, ya que esto puede reducir la competencia y excluir a los proveedores más pequeños
- usar jerga o lenguaje demasiado técnico; si tiene que usarlo, explíquelo
- usar lenguaje específico de un género; por ejemplo, usar pronombres masculinos como “él/de él”, en lugar de un término que no identifique ningún género al referirse a un proveedor
Lo que debe y no debe hacer
Do
-
explicar por qué se lleva a cabo el trabajo y para quién es
-
ser claro acerca de las habilidades o experiencia que necesita
-
usar lenguaje simple y evitar el lenguaje específico de la jerga o un género
Don't
-
no redactar requisitos que usted sepa que solo pueden ser ofrecidos
por un proveedor en particular
Do
- explicar por qué se lleva a cabo el trabajo y para quién es
- ser claro acerca de las habilidades o experiencia que necesita
- usar lenguaje simple y evitar el lenguaje específico de la jerga o un género
Don't
- no redactar requisitos que usted sepa que solo pueden ser ofrecidos por un proveedor en particular