Preseleccionar proveedores
Haga una preselección para asegurarse de que los proveedores adecuados lleguen a la etapa de evaluación.
Por qué es importante
Se puede hacer una preselección para asegurarse de que solo los proveedores que cumplan con los niveles mínimos que requiera lleguen a la etapa de evaluación.
Si bien hacer una preselección puede ayudar a acelerar el proceso de compra, no debe utilizarse para limitar la competencia. Puede elegir explicar detalladamente la etapa de evaluación a todos los proveedores.
Se puede hacer una preselección para asegurarse de que solo los proveedores que cumplan con los niveles mínimos que requiera lleguen a la etapa de evaluación.
Si bien hacer una preselección puede ayudar a acelerar el proceso de compra, no debe utilizarse para limitar la competencia. Puede elegir explicar detalladamente la etapa de evaluación a todos los proveedores.
Qué significa
La cantidad de proveedores que elija para preseleccionar dependerá de sus necesidades. En general, debe intentar evaluar al menos a tres proveedores.
Puede usar algunos o todos los siguientes criterios para preseleccionar a los proveedores interesados:
- prueba de habilidades y experiencia
- acreditación para cualquier norma técnica que usted requiera
- evidencia de la situación financiera: por ejemplo, la facturación y los márgenes de ganancia del proveedor deben ser proporcionales al valor del contrato
Cualquier criterio que elija debe aplicarse a todos los proveedores y anotarse objetivamente. Puede utilizar un sistema de calificación como:
0 No se cumplió o no hay evidencia
1 Parcialmente cumplido
2 Cumplido
3 Superado
Si, por ejemplo, un proveedor no obtiene un puntaje de 2 en alguno de los criterios, usted puede optar por excluirlo.
También puede excluir a un proveedor si:
- no puede comenzar a trabajar con la última fecha de inicio que usted dio en sus requisitos
- sus honorarios superan el presupuesto máximo que publicó en los requisitos
- no pueden aceptar sus términos y condiciones mínimos
Debe mantener un registro de cómo preseleccionó a los proveedores, junto con todos los correos electrónicos que haya enviado.
Debe invitar a los proveedores preseleccionados a participar de una evaluación adicional.
Los métodos pueden incluir:
- propuestas escritas
- presentaciones
- entrevistas o pruebas
Debe notificar por escrito a los proveedores que fueron descartados y explicarles por qué no han sido preseleccionados.
La cantidad de proveedores que elija para preseleccionar dependerá de sus necesidades. En general, debe intentar evaluar al menos a tres proveedores.
Puede usar algunos o todos los siguientes criterios para preseleccionar a los proveedores interesados:
- prueba de habilidades y experiencia
- acreditación para cualquier norma técnica que usted requiera
- evidencia de la situación financiera: por ejemplo, la facturación y los márgenes de ganancia del proveedor deben ser proporcionales al valor del contrato
Cualquier criterio que elija debe aplicarse a todos los proveedores y anotarse objetivamente. Puede utilizar un sistema de calificación como:
0 No se cumplió o no hay evidencia
1 Parcialmente cumplido
2 Cumplido
3 Superado
Si, por ejemplo, un proveedor no obtiene un puntaje de 2 en alguno de los criterios, usted puede optar por excluirlo.
También puede excluir a un proveedor si:
- no puede comenzar a trabajar con la última fecha de inicio que usted dio en sus requisitos
- sus honorarios superan el presupuesto máximo que publicó en los requisitos
- no pueden aceptar sus términos y condiciones mínimos
Debe mantener un registro de cómo preseleccionó a los proveedores, junto con todos los correos electrónicos que haya enviado.
Debe invitar a los proveedores preseleccionados a participar de una evaluación adicional.
Los métodos pueden incluir:
- propuestas escritas
- presentaciones
- entrevistas o pruebas
Debe notificar por escrito a los proveedores que fueron descartados y explicarles por qué no han sido preseleccionados.
Lo que debe y no debe hacer
Do
-
calificar a los proveedores mediante un sistema de puntos claros y aplicarlo a todos los proveedores
-
mantener un registro de cómo preseleccionó a los proveedores, junto con todos los correos electrónicos que haya enviado
-
notificar a los proveedores descartados por correo electrónico
Don't
-
no usar la preselección para limitar la competencia o favorecer a los proveedores con los que haya trabajado anteriormente
Do
- calificar a los proveedores mediante un sistema de puntos claros y aplicarlo a todos los proveedores
- mantener un registro de cómo preseleccionó a los proveedores, junto con todos los correos electrónicos que haya enviado
- notificar a los proveedores descartados por correo electrónico
Don't
- no usar la preselección para limitar la competencia o favorecer a los proveedores con los que haya trabajado anteriormente