Adjudicar el contrato
Informar a los proveedores exitosos y descartados y comenzar el proceso de contratación.
Por qué es importante
Al adjudicar un contrato, usted debe:
- informar al proveedor ganador sobre su intención de adjudicar un contrato
- publicar la decisión en su sitio web y en los medios
- notificar y brindar comentarios a los proveedores descartados
Esto ayuda a asegurarse de que:
- usted sea claro con el proveedor sobre cómo y qué entregará
- el público sepa que su organización adjudica contratos de manera justa y de forma apropiada
- los proveedores descartados puedan mejorar cualquier solicitud futura que hagan
Al adjudicar un contrato, usted debe:
- informar al proveedor ganador sobre su intención de adjudicar un contrato
- publicar la decisión en su sitio web y en los medios
- notificar y brindar comentarios a los proveedores descartados
Esto ayuda a asegurarse de que:
- usted sea claro con el proveedor sobre cómo y qué entregará
- el público sepa que su organización adjudica contratos de manera justa y de forma apropiada
- los proveedores descartados puedan mejorar cualquier solicitud futura que hagan
Qué significa
Debe dejar un tiempo entre la notificación a todos los proveedores acerca de su decisión y la adjudicación del contrato (a menudo denominado “período de espera”). Esto permitirá que los proveedores hagan preguntas y que usted brinde comentarios antes de que se firme formalmente un contrato.
No debe negociar con el proveedor ganador sobre las partes principales del contrato, como sus requisitos. Esto cambia la naturaleza del trabajo que usted publicó y otorga una ventaja desleal al proveedor ganador.
Proporcionar comentarios a los proveedores descartados ayudará a asegurarse de que puedan competir mejor en oportunidades de contratos en el futuro.
Al brindar comentarios a los proveedores descartados, usted debe:
- explicar cómo se desempeñaron en comparación con los criterios de evaluación
- explicar cómo se desempeñaron en comparación con el proveedor exitoso
- responder cualquier inquietud o pregunta
No brinde a los proveedores descartados información sobre cómo les fue en comparación con otros proveedores no exitosos.
Debe ser claro con el proveedor ganador sobre:
- las fechas de inicio y vencimiento acordadas del trabajo
- el valor total del contrato
- cómo y cuándo se pagará al proveedor
- qué se debe entregar, por ejemplo, qué se debe hacer y cuándo
También es posible que deba incluir detalles sobre:
- cualquier cosa que un nuevo proveedor necesite de su proveedor existente
- cualquier capacitación del personal que necesite como parte del traspaso del trabajo
- quién será propietario de la propiedad intelectual creada durante la entrega
Para proyectos más grandes, debe considerar:
- dividir el trabajo en secciones más pequeñas o “Declaraciones de trabajo”
- poder salir del contrato después de completar cada sección
Debe dejar un tiempo entre la notificación a todos los proveedores acerca de su decisión y la adjudicación del contrato (a menudo denominado “período de espera”). Esto permitirá que los proveedores hagan preguntas y que usted brinde comentarios antes de que se firme formalmente un contrato.
No debe negociar con el proveedor ganador sobre las partes principales del contrato, como sus requisitos. Esto cambia la naturaleza del trabajo que usted publicó y otorga una ventaja desleal al proveedor ganador.
Proporcionar comentarios a los proveedores descartados ayudará a asegurarse de que puedan competir mejor en oportunidades de contratos en el futuro.
Al brindar comentarios a los proveedores descartados, usted debe:
- explicar cómo se desempeñaron en comparación con los criterios de evaluación
- explicar cómo se desempeñaron en comparación con el proveedor exitoso
- responder cualquier inquietud o pregunta
No brinde a los proveedores descartados información sobre cómo les fue en comparación con otros proveedores no exitosos.
Debe ser claro con el proveedor ganador sobre:
- las fechas de inicio y vencimiento acordadas del trabajo
- el valor total del contrato
- cómo y cuándo se pagará al proveedor
- qué se debe entregar, por ejemplo, qué se debe hacer y cuándo
También es posible que deba incluir detalles sobre:
- cualquier cosa que un nuevo proveedor necesite de su proveedor existente
- cualquier capacitación del personal que necesite como parte del traspaso del trabajo
- quién será propietario de la propiedad intelectual creada durante la entrega
Para proyectos más grandes, debe considerar:
- dividir el trabajo en secciones más pequeñas o “Declaraciones de trabajo”
- poder salir del contrato después de completar cada sección
Lo que debe y no debe hacer
Do
-
informar al proveedor exitoso que pretende adjudicarle el contrato y compartir su decisión públicamente
-
permitir un tiempo entre la notificación a todos los proveedores acerca de su decisión y la adjudicación del contrato
-
brindar comentarios detallados a los proveedores descartados
Don't
-
no negociar términos esenciales del contrato en la etapa de adjudicación
-
no celebrar contratos a largo plazo sin opciones de salida
Do
- informar al proveedor exitoso que pretende adjudicarle el contrato y compartir su decisión públicamente
- permitir un tiempo entre la notificación a todos los proveedores acerca de su decisión y la adjudicación del contrato
- brindar comentarios detallados a los proveedores descartados
Don't
- no negociar términos esenciales del contrato en la etapa de adjudicación
- no celebrar contratos a largo plazo sin opciones de salida