Gestionar las entregas del proveedor
Utilice una gestión y un monitoreo efectivos de proyectos para asegurarse de que se entreguen los resultados.
Por qué es importante
Comenzar un nuevo proyecto con un proveedor es una etapa crucial en la compra y el ciclo de vida del contrato. Deberá tener claro:
- cómo pretende trabajar con ellos
- funciones y responsabilidades
- cómo medirá y recompensará el desempeño
Comenzar un nuevo proyecto con un proveedor es una etapa crucial en la compra y el ciclo de vida del contrato. Deberá tener claro:
- cómo pretende trabajar con ellos
- funciones y responsabilidades
- cómo medirá y recompensará el desempeño
Qué significa
Debe reunirse con el proveedor al comienzo del proyecto para acordar:
- dónde trabajará el proveedor y qué herramientas o software usará usted para colaborar
- funciones y responsabilidades
- cómo se gestionará el proyecto, por ejemplo, mediante una metodología de entrega ágil u otra
- hitos clave para el proyecto, mostrados en un diagrama compartido o “mapa de ruta”
- cómo se evaluará el trabajo, por ejemplo, qué métricas usará para monitorear el desempeño
- cómo y cuándo se pagará algún incentivo
Durante la fase de entrega, usted debe:
- reunirse regularmente para analizar el desempeño en desarrollo, cuando sea posible con todo el equipo del proveedor, no solo su gerente de proyectos
- identificar cualquier área de mejora y acordar cómo realizar cambios
- considerar cómo trabajar con proveedores con necesidades específicas, por ejemplo, las empresas propiedad de mujeres pueden requerir horarios más flexibles
- revisar regularmente el plan de salida que se redactó al comienzo del contrato
El nivel de monitoreo debe ser proporcional al valor y a la importancia del contrato. Para proyectos complejos o de gran valor, esto debería involucrar a una variedad de partes interesadas que idealmente incluya a las personas independientes de la adjudicación del contrato.
Durante situaciones de respuesta a crisis, es posible que se requiera un enfoque menos intensivo o dirigido para asegurarse de que aún pueda prestar servicios con su proveedor.
Debe reunirse con el proveedor al comienzo del proyecto para acordar:
- dónde trabajará el proveedor y qué herramientas o software usará usted para colaborar
- funciones y responsabilidades
- cómo se gestionará el proyecto, por ejemplo, mediante una metodología de entrega ágil u otra
- hitos clave para el proyecto, mostrados en un diagrama compartido o “mapa de ruta”
- cómo se evaluará el trabajo, por ejemplo, qué métricas usará para monitorear el desempeño
- cómo y cuándo se pagará algún incentivo
Durante la fase de entrega, usted debe:
- reunirse regularmente para analizar el desempeño en desarrollo, cuando sea posible con todo el equipo del proveedor, no solo su gerente de proyectos
- identificar cualquier área de mejora y acordar cómo realizar cambios
- considerar cómo trabajar con proveedores con necesidades específicas, por ejemplo, las empresas propiedad de mujeres pueden requerir horarios más flexibles
- revisar regularmente el plan de salida que se redactó al comienzo del contrato
El nivel de monitoreo debe ser proporcional al valor y a la importancia del contrato. Para proyectos complejos o de gran valor, esto debería involucrar a una variedad de partes interesadas que idealmente incluya a las personas independientes de la adjudicación del contrato.
Durante situaciones de respuesta a crisis, es posible que se requiera un enfoque menos intensivo o dirigido para asegurarse de que aún pueda prestar servicios con su proveedor.
Lo que debe y no debe hacer
Do
-
definir roles y responsabilidades al inicio del proyecto
-
acordar dónde trabajará el proveedor y qué herramientas usará usted para colaborar
-
acordar un conjunto compartido de hitos y aclarar cómo se evaluarán
Don't
-
no permitir que una persona supervise por su cuenta los proyectos de gran valor, en particular si también adjudicó el contrato
Do
- definir roles y responsabilidades al inicio del proyecto
- acordar dónde trabajará el proveedor y qué herramientas usará usted para colaborar
- acordar un conjunto compartido de hitos y aclarar cómo se evaluarán
Don't
- no permitir que una persona supervise por su cuenta los proyectos de gran valor, en particular si también adjudicó el contrato